O que é cada documento
Recibo simples: documento privado que comprova o recebimento de pagamento. Não tem número fiscal, não alimenta o sistema tributário. Válido para serviços entre pessoas físicas.
Nota Fiscal de Serviços (NFS-e): documento fiscal emitido por empresas (incluindo MEI) ou profissionais obrigados por lei municipal. Alimenta o sistema de ISS (Imposto sobre Serviços) e serve como base para escrituração contábil.
RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo): documento emitido quando uma empresa (CNPJ) paga um autônomo (CPF). A empresa retém INSS, IR e ISS antes de pagar o líquido.
Quando usar recibo simples
Use recibo simples quando: pessoa física paga para outra pessoa física (ex: contratante paga pedreiro autônomo), valor abaixo do limite de isenção de IR, serviço eventual ou único.
Não use recibo simples quando: empresa (CNPJ) está contratando (use RPA ou NFS-e), você é MEI (deve emitir NFS-e), você está obrigado a emitir nota fiscal pelo município.
Quando usar RPA
O RPA é usado quando uma pessoa jurídica paga por serviços prestados por pessoa física autônoma. Cabe à empresa reter, na fonte, a contribuição previdenciária (INSS), o IRRF pela tabela progressiva e o ISS quando o município exigir. As alíquotas variam conforme o enquadramento do prestador, a atividade e o município, e são reajustadas periodicamente — confirme as vigentes na data do pagamento.
O autônomo recebe o valor líquido e fica com o RPA como comprovante. Os valores retidos são repassados pela empresa ao governo.
Quando emitir nota fiscal (NFS-e)
MEI: deve emitir NFS-e para empresas (CNPJ). Para pessoas físicas, pode emitir recibo, mas NFS-e é aceita.
Empresas: sempre emitem NFS-e. Não existe "recibo" para empresa.
Profissionais liberais (médicos, advogados, contadores) podem ser obrigados a emitir NFS-e dependendo do município, mesmo atuando como pessoa física.