Quando o recibo é suficiente
Para serviços entre pessoas físicas (CPF para CPF), o recibo simples é o documento correto e suficiente. Um pedreiro que recebe de um cliente pessoa física, uma diarista, um freelancer prestando serviço a um vizinho — todos podem usar recibo.
O recibo também é adequado para: quitação de dívidas pessoais, compra e venda de bens usados entre particulares, pagamento de aluguel (o locador emite recibo de aluguel), e pagamentos eventuais onde não há relação comercial contínua.
Quando a nota fiscal é obrigatória
A nota fiscal é obrigatória sempre que uma empresa (CNPJ) realiza operações comerciais: venda de produtos, prestação de serviços, importação e exportação. A lei fiscal exige o documento para fins de escrituração contábil e recolhimento de impostos.
Para empresas contratando autônomos: o documento correto é o RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo), que contém as retenções fiscais obrigatórias. Para MEI prestando serviço a empresa: deve emitir NFS-e (nota fiscal de serviços eletrônica).