Por que empresa não usa recibo simples
Empresas (CNPJ) têm obrigações fiscais que incluem a emissão de documentos fiscais para toda operação comercial. O recibo simples não é um documento fiscal reconhecido para fins contábeis e tributários empresariais.
A não emissão de nota fiscal pode resultar em autuação fiscal, multas e problemas com o SEFAZ estadual ou municipal. O recibo simples, embora válido civilmente entre pessoas físicas, não substitui a nota fiscal para pessoas jurídicas.
Exceções — quando empresa usa recibo
Há situações em que uma empresa pode usar recibo: pagamentos recebidos de sócios (distribuição de lucros, adiantamentos), reembolso de despesas a funcionários, e situações de exceção em que a empresa atua fora do seu objeto social (extremamente raras).
O MEI é um caso especial: como visto na pergunta sobre MEI, ele pode usar recibo para clientes pessoa física. Mas mesmo o MEI é uma empresa (CNPJ), e a regra geral para empresa é nota fiscal.